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Documenti digitali, come funziona la conservazione?

Come assicurare un’archiviazione duratura dei documenti contabili?

Una buona conservazione digitale è l’unico modo per garantire un’archiviazione sicura e duratura dei documenti contabili. Con il recente avvento della fattura elettronica obbligatoria, la conservazione digitale è diventata un passo quasi naturale da compiere e molte aziende si stanno già muovendo in tal senso. Tuttavia, cosa significa effettivamente passare alla conservazione digitale?

Lo scopo della conservazione digitale è molteplice, si tratta infatti di un passo fondamentale da compiere per garantire che i vostri documenti siano disponibili in caso di necessità, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Vi suggeriamo di trovare la soluzione più adatta a voi, leggendo anche questo articolo e contattando un azienda specializzata in conservazione sostitutiva che vi consiglierà le migliori opzioni in modo da garantire la massima efficienza.

Come affrontare un progetto di conservazione sostitutiva

L’archiviazione elettronica di rapporti e documenti contabili è un fenomeno in crescita in tutto il mondo.
Le ragioni sono molteplici: le aziende vogliono ridurre i costi e ottimizzare i processi aziendali, grazie all’automazione.
In alcuni casi, si tratta semplicemente di rispettare le nuove normative che obbligano le aziende a offrire almeno un’opzione per l’archiviazione elettronica dei dati. Alcuni Paesi hanno già deciso di imporre sanzioni in caso di mancata conformità.
In ogni caso: è essenziale che siate attrezzati al meglio per consentire alla vostra azienda di stare al passo con questi tempi.

Un’azienda, per affrontare efficacemente un progetto di archiviazione digitale dei documenti, deve essere in grado di affrontare alcuni passaggi obbligatori.

Il primo è la nomina di un responsabile interno che gestisca l’intero processo e che dovrebbe essere coadiuvato da un dipartimento di audit interno, Il secondo passo importante è progettare l’intero processo di archiviazione elettronica, pianificarlo e pensare all’infrastruttra hardware che dovrà sostenerlo.
In terzo luogo è necessario, per legge, documentare tutto in un manuale di conservazione.

Se un’azienda non sa come affrontare questi passaggi obbligatori, sprecherà tempo e denaro, creando al contempo un rischio inutile in termini di sicurezza e disponibilità dei dati.

Cosa sappiamo della conservazione documentale?

La conservazione sostitutiva è un insieme di procedure di digitalizzazione e archiviazione che rendono i documenti conservati a norma con validità legale, cioè che sono usufruibili in contenziosi in caso di opponibilità.

Questo perché i documenti vengono siglati con firma digitale e/o marca temporale.

La conservazione documentale si applica sia a documenti digitali di origine che ai documenti cartacei, che attraverso la dematerializzazione documentale fa si che siano anch’essi archiviabili digitalmente. In tal modo si liberano gli ingombranti archivi cartacei, costosi anche a livello di gestione.

Questo è possibile perché la normativa italiana prevede che si possa conservare a norma un documento anche e solo in formato digitale. Per maggiori informazioni si può consultare il sito dell’agenzia per l’Italia digitale (AgID).

Chi deve aderire alla conservazione documentale?

La domanda su chi debba attenersi alla conservazione dei documenti è spesso posta da aziende che non hanno ancora esaminato le loro attuali procedure di gestione dei documenti.

Certamente, tutte le aziende devono rispettare la conservazione legale dei documenti, ciò significa che devono assicurarsi di conservare tutti i loro documenti fiscali per almeno dieci anni dalla data in cui sono stati creati o ricevuti.
Ciò è previsto dall’articolo 5 del Codice Civile (D.Lgs. 917/1986) e dall’articolo 12 del D.Lgs. 82/2005.

La conservazione elettronica dei documenti è una procedura informatica che garantisce che i documenti conservati secondo le norme abbiano validità legale, cioè siano utilizzabili in caso di opponibilità.

La conservazione dei documenti si applica non solo ai documenti nativi digitali, ma, attraverso la dematerializzazione dei documenti, anche ai documenti cartacei, permettendo così di liberarsi di archivi ingombranti e costosi a livello gestionale.
Essa è obbligatoria per le pubbliche amministrazioni, mentre per i privati e le aziende dipende dalle normative vigenti, e in ogni caso si può fare una distinzione tra obbligo fiscale e civile.

L’obbligo fiscale, regolato dalla normativa sull’IVA e dalle disposizioni comuni sull’accertamento dell’imposta sul reddito, prevede che i documenti contabili siano conservati per 5 anni.

L’obbligo civile è regolato dal Codice Civile (art. 2220), che prevede la conservazione dei documenti contabili obbligatori per dieci anni.

Il periodo di conservazione per i conti societari è di cinque anni dalla data in cui sono stati creati o aggiornati; per i bilanci è di tre anni dalla data in cui sono stati approvati dagli azionisti o dai soci (art. 2221). Inoltre, esistono norme specifiche per i documenti contabili relativi alle transazioni immobiliari che prevedono la loro conservazione per 10 anni a partire dal periodo di validità (art. 2223).

Esistono poi altre importanti normative sulla conservazione dei documenti, quali:

  • Il Codice del Commercio (art. 2914) stabilisce che tutta la corrispondenza tra aziende deve essere conservata per almeno 5 anni;
  • Il Regolamento dell’Unione Europea n. 1725/2003 sulla protezione dei dati personali stabilisce che tutte le aziende devono conservare tutti i dati relativi ai propri clienti per almeno 7 anni;
  • La legge antiriciclaggio (legge 689/1981 – art. 15) stabilisce che tutte le transazioni relative al riciclaggio di denaro devono essere conservate per almeno 10 anni dalla data di completamento;
  • Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE 2016/679) stabilisce che tutte le aziende devono conservare tutti i dati relativi ai propri clienti per almeno 10 anni dalla data di raccolta;

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